El On Boarding

Última actualización
Martes, Julio 2, 2019 - 15:30

¡Bienvenid@ a TeamEQ!

Si vas a empezar a utilizar TeamEQ, significa que tu organización se preocupa por sus empleados y quiere crear equipos más empoderados, ¡enhorabuena!

TeamEQ presenta un software de medición para poder obtener datos en tiempo real relacionados con el clima laboral, el engagement y la inteligencia colectiva de los equipos en las organizaciones. Además, permite identificar las acciones necesarias para poder mejorar y crecer continuamente.

Este artículo sirve de guía para llevar a cabo la fase de On Boarding, en la que se implantará la plataforma dentro de vuestro equipo. Este proceso puede llevar desde algunos días hasta varias semanas, dependiendo del tamaño y complejidad de la estructura de la compañía y del tiempo que se le pueda dedicar para lanzar TeamEQ.

En cualquier caso, el proceso de On Boarding debe hacerse sin prisa y a conciencia, ya que un lanzamiento bien hecho condiciona enormemente la participación y el compromiso del equipo en el proyecto que estamos poniendo en marcha.

El proceso de On Boarding tiene varios objetivos:

  • Informar a todos los usuarios del proyecto TeamEQ del que van a formar parte.
  • Garantizar que todos los participantes saben utilizar de forma adecuada la plataforma.
  • Crear correctamente la estructura de equipos dentro de TeamEQ.

Los pasos a seguir están plasmados en la Infografía, que pasaremos a desgranar a continuación:

i

 

1. El Arranque

Durante el Arranque, un miembro del equipo de Customer Success de TeamEQ se pondrá en contacto con la persona que lidera el proyecto dentro de la compañía, el Project Leader. Este contacto tiene como objetivo mostrarle todo el proceso al Project Leader y resolver todas las dudas que tenga, y consta de dos puntos:

  • En el E-mail de Bienvenida, el Project Leader recibirá la Infografía, la imagen que hemos adjuntado arriba, y que muestra los pasos a seguir durante todo el proceso de On Boarding.
  • En la Videollamada de Arranque, se revisará el proceso paso por paso, además de los documentos de soporte que se le facilitarán al Project Leader.

2. La implantación

El proceso de implantación empieza cuando el Project Leader está informado y formado acerca cómo va a ser el proceso de On Boarding. En este punto, el más crítico del proceso, tiene varios objetivos:

  • Formar al Project Leader en el uso de la plataforma.
  • Informar y formar a todos los futuros usuarios acerca de qué es TeamEQ, por qué la compañía ha decidido empezar a utilizarlo y cómo hacer un uso adecuado de la plataforma.
  • Crear la estructura de la compañía dentro de la plataforma con ayuda de un miembro de TeamEQ.

El proceso de implantación está formado por varios pasos, y cada uno de ellos requiere del uso de ciertos soportes que se explican y adjuntan a continuación:

 

2.1 Cómo funciona TeamEQ

En este primer bloque, el Project líder debe revisar todos los materiales facilitados por TeamEQ para asegurar que, junto con la DEMO que ha hecho en la Videollamada de Arranque, sabe utilizar la plataforma para poder enseñarle al resto de la compañía.

El contenido de soporte con el que contará el Project Leader es:

  • El On Boarding: es un enlace directo a este artículo, para que pueda servir de guía en caso de ser necesario.
  • La infografía: es el gráfico que muestra el proceso de forma visual y sencilla.
  • Video “TeamEQ, The Team Intelligence platform”
  • Video DEMO: vídeo de soporte que explica qué es TeamEQ, qué aporta y cómo se utiliza la plataforma. Se puede visualizar durante una reunión o compartir por correo electrónico.
  • Los roles en TeamEQ: es un artículo del Help Center que explica qué roles existen dentro de la plataforma y qué define a cada uno de ellos.
  • Guía – La estructura de los equipos: documento orientativo para ayudar a crear la mejor estructura posible dentro de la plataforma.

 

2.2 Cómo comunicar

En cuanto el Project Leader ha revisado los soportes y ha aprendido a utilizar la plataforma, el siguiente paso es compartir la información con todos los empleados que van a utilizar TeamEQ. Las acciones a garantizar serían las siguientes:

  1. Utilizar el Pack físico
  2. Crear el equipo de lanzamiento (opcional)
  3. Comunicar y formar a los Team Leaders
  4. Comunicar y formar a los Team Mates

Para garantizar todo esto, el Project Leader contará con la siguiente documentación de soporte:

  • El pack físico de bienvenida: documento que recomienda cómo sacar el mejor partido al pack físico de bienvenida.
  • Explicación del equipo de lanzamiento: guía que explica el sentido de crear un equipo de lanzamiento y cómo hacerlo.
  • Presentación de lanzamiento: presentación de soporte para poder presentar el proyecto a los Team Leaders y Team Mates durante una reunión o adjuntándolo por e-mail.
  • Vídeo TeamEQ, the Team Intelligence platform
  • Video DEMO: vídeo de soporte que explica qué es TeamEQ, qué aporta y cómo se utiliza la plataforma. Se puede visualizar durante una reunión o compartir por correo electrónico.
  • Comunicar a Team Leaders: documento que orienta al Project Leader acerca de cómo explicar el proyecto a las personas que van a liderar los equipos dentro de la plataforma.
  • Comunicar a Team Mates: documento a compartir con los Team Leaders para que puedan comunicar TeamEQ a sus colaboradores de la mejor manera.

 

2.3 El lanzamiento

Este punto del proceso se pone en marcha cuando se ha garantizado que todos los futuros usuarios de la compañía están al corriente del proyecto TeamEQ y han aprendido a utilizar la plataforma.

En este punto, será necesario crear los equipos dentro de la herramienta, para lo que se llevará a cabo la Videollamada de creación de equipos que aparece en el proceso. Durante esa videollamada, un miembro del equipo de Customer Success de TeamEQ ayudará al Project Leader a crear los equipos y le enseñará a utilizar la funcionalidad de “Gestiona tu compañía”.

Los documentos de soporte con los que se contarán son los siguientes:

 

Videollamada de creación de equipos

A la hora de crear los equipos, el Project Leader hará una videollamada con el Account de Customer Success de TeamEQ, que le enseñará a crear la compañía dentro de la plataforma y a incluir a los equipos participantes.

Para ello, se revisará una última vez la estructura de los equipos que se validó en la Videollamada de Arranque. Además, se le enseñará al Project Leader a utilizar la sección de Gestiona tu compañía. En la infografía de On Boarding se incluye también el artículo del Help Center acerca de cómo gestionar los equipos de una compañía en la plataforma.

Activación de los equipos

El último paso de la implantación llega a la hora de activar los equipos. En el momento en el que se activan uno o varios equipos, sus integrantes recibirán el e-mail de registro y, una vez completado, tendrán ya activo su primer TeamBeat.

Por ello, es fundamental tener clara la fecha en la que se quiere lanzar la primera encuesta, ya que en esa fecha será cuando hay que activar los equipos.